Organizar la oficina de trabajo es esencial para mejorar el clima laboral de tu empresa u organización, y para garantizar que tus trabajadores y tú están cómodos y rinden al máximo.

De hecho, incluso si eres un freelancer o emprendedor independiente, saber cómo organizar tu oficina de trabajo es esencial para evitar el burnout, sacarle todo el provecho que puedes a tus horas de trabajo.

Por eso, en este post te mostraremos algunas de las mejores ideas para organizar una oficina de trabajo.

1. Mantén limpios tus espacios de trabajo

La limpieza no puede faltar en tus áreas de trabajo. Una oficina limpia no solo es mucho más cómoda, también es más fácil de organizar, lo que mejora el rendimiento.

Por eso, asegúrate de que, ante todo, mantienes limpia tu oficina.

Desecha papeles viejos o sin utilizar, todos los implementos o accesorios de oficina que ya no necesites ni sirvan o que estén estropeados, y sobre todo, evita dejar basura de cualquier tipo tanto en los escritorios de tu oficina como en cualquiera de sus espacios.

2. Define con antelación la función de cada área de trabajo

Una oficina tiene dimensiones limitadas. Para sacarle provecho a cada área y garantizar que está bien organizada, es buena idea definir de antemano la función de cada espacio.

Piensa en la distribución ideal de los escritorios, los archivos, los muebles, etc.

Lo ideal es que tengas una zona concreta para el trabajo, una zona para las reuniones (para no interrumpir el trabajo de los que no participen en las reuniones), una zona para comer y una zona para almacenar documentos importantes (con archivos y otros organizadores).

De esta forma, cada espacio cumplirá un rol concreto, tus trabajadores tendrán más facilidad para ubicar el espacio que necesitan para una tarea específica, y estarán bien delimitadas las actividades laborales, de manera que no se interrumpan entre sí.

3. Organiza el cableado de la oficina

En la actualidad, el cableado es uno de los grandes desafíos de la organización de una oficina.

Si tienes cables por doquier, enmarañados y en ubicaciones incómodas, pueden producirse accidentes o estropearse los aparatos electrónicos que los utilizan.

Por eso, lo mejor es ubicar los cables de manera estratégica y discreta.

Tus objetivos en este sentido debe ser:

  • Que los cables no sean demasiado visibles 
  • Que no estén muy expuestos (como para causar tropiezos)
  • Que los cables de la oficina no estén enredados

Para lograr todo esto debes ubicar con inteligencia los aparatos eléctricos de tu oficina, cerca de los enchufes.

Y los cables telefónicos y de otros tipos, deben ubicarse discretamente en las paredes y de una forma que no obstruyan el paso de los trabajadores.

Por último, es esencial que los cables no estén enredados o en una disposición confusa que facilite que se enreden entre sí, pues puede convertirse en un problema grave a la larga.

Tips para organizar la oficina.

4. Ordena todos los documentos en espacios concretos

Otro importante tip para organizar tu oficina es sacarle provecho a los organizadores de documentos como los lockers, gabinetes y cajones, te ayudarán a guardar en un espacio concreto y bien diseñado todos los documentos importantes.

Así no los perderás por error, y podrás encontrarlos con más facilidad. Sin mencionar que esto evitará que llenes de papeles y carpetas tu escritorio u otros espacios en la oficina.

5. Mantén despejado tu escritorio

Tu escritorio (y el de tus empleados) es el espacio de trabajo personal más importante.

Debe estar tan limpio y despejado como el resto de la oficina. 

Un escritorio desorganizado o sucio no solo perjudica la experiencia de trabajo, también reduce el rendimiento y aumenta las probabilidades de que documentos importantes acaben extraviados.

Por eso, asegúrate de que mantienes tu escritorio bien organizado y de que no lo cubres por completo de documentos, basura o artículos que no usarás.

Ideas para organizar una oficina de trabajo.

6. Usa aplicaciones para organizar tu día a día

Si quieres reducir tu dependencia de los papeles y bolígrafos, no hay nada mejor que las aplicaciones y programas orientados a organizar documentos y archivos.

Aplicaciones web como Notion o Todoist, sirven para monitorear tus tareas, apuntar lo que debes hacer, guardar documentos importantes y mucho más.

Utilizarlas reduce la necesidad que tienes de papeles y documentos físicos, y disminuye su volumen en la oficina, lo que contribuye a que esté más organizada.

7. Unifica documentos por proyectos, categorías o temáticas

Unificar los documentos de un proyecto, de una categoría, de una temática o algún departamento en un solo lugar es una estupenda manera de mantener bien organizada tu oficina.

Esto aplica tanto si empleas documentos físicos como si usas aplicaciones para guardarlos y gestionarlos.

En cualquiera de estos casos, te conviene unificarlos para que cada vez que tengas que consultar o buscar un documento o archivo relacionado con un área/temática/servicio concreto de tu trabajo, sepas dónde encontrarlo.

8. Etiqueta los contenedores, organizadores y archivos de tu oficina

Etiquetar los contenedores, archivos y organizadores de documentos de tu oficina es otro paso esencial para organizar tu oficina de trabajo.

Las etiquetas te ayudarán a identificar los tipos de documentos guardados en cada archivo, por ejemplo, y esas mismas etiquetas también te permitirán saber fácilmente en qué archivos, organizadores o contenedores debes guardar un documento concreto.

Al final, esto disminuye el desorden, permite que trabajes más rápido y evita que se acumulen los papeles y documentos en lugares inadecuados.

9. Cuenta con buenas estanterías

Una buena estantería, con gabinetes y espacios bien distribuidos, puede hacer maravillas por la organización de tu oficina, ya que sirve para guardar documentos, ficheros y archivos de todo tipo de manera eficiente y bonita.

En este sentido, si tu empresa u organización suele trabajar con muchos papeles y documentos físicos, es buena idea que consigas alguna estantería con el espacio suficiente para organizar todos estos documentos y evitar que acaben en tu escritorio. 

Cómo organizar mi oficina.

10. Asegúrate de dejar suficiente espacio libre en la oficina

El espacio libre es crucial en una oficina.

Si amontonas muchos objetos, la oficina se sentirá mucho más saturada, será más difícil moverse en ella, y aumentará el desorden y los accidentes.

Una oficina bien organizada debe aprovechar bien sus dimensiones, y esto significa dejar suficiente espacio libre para que los trabajadores se sientan a gusto y el espacio de trabajo no esté tan recargado.

Aunque no lo parezca, este es un punto esencial para mejorar el clima laboral de tu empresa, incluso si no tienes demasiados empleados o si solo eres un emprendedor trabajando desde una oficina en casa.

Como ves, hay mucho que puedes hacer para organizar tu oficina de trabajo y garantizar que tiene las condiciones ideales para tus trabajadores y para ti.

Aplica los tips que compartimos contigo en este post y verás cómo se nota la diferencia. Y si tienes todo listo para conseguir las oficinas que tu empresa merece, ponte en contacto con nosotros y descubre lo que tenemos para ti en Urban Working.

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